Gestão Documental em Programa de Pós-Graduação (PPG)
um relato de experiência obtido em estágio supervisionado
Resumo
Identifica atividades administrativas desenvolvidas pela coordenação de um Programa de Pós-Graduação, visando orientar o processo de gestão documental. A fundamentação teórica esteve alicerçada em mapeamento de processos, conceitos, legislação e procedimentos referentes à Gestão documental com o apoio do Código de Classificação de Documentos e Tabela de temporalidade do Conselho nacional de Arquivos, o que possibilitou aludir a validade legal dos documentos armazenados pela instituição e o acompanhamento de seu ciclo de vida. A pesquisa deu-se pela observação das atividades em campo e do levantamento e análise dos documentos armazenados na coordenação do programa. Foi desenvolvida considerando três aspectos: mapeamento dos processos da secretaria, análise de documentos eletrônicos e documentos físicos armazenados ao longo da existência do Programa. Foram identificados seis processos básicos e os documentos solicitados em cada processo, relativos aos 558 alunos matriculados no Mestrado e/ou Doutorado, no período compreendido entre o início das atividades do programa e finalização do estágio supervisionado. Findo o processo, disponibilizou-se uma tabela de temporalidade relativa às atividades e documentos tratados; a organização e limpeza dos documentos físicos; organização dos documentos eletrônicos e indicação e separação de material para descarte, além de um manual com orientações básicas para manutenção do processo relativo à gestão documental.
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